1. Subject

용건을 한눈에 알 수 있도록 짧고 명료하게 쓴다.

 

Subject: October Meeting

2. Greeting

[Dear+수신자 성]이 기본이나 informal mail에서는 이름만 
쓰기도 한다.

 

Dear [Mr. Green],

3. Body

최대한 간결하고 명확하게 쓴다.

보내는 목적

상대에게 요구하는 조치

구체적 일정

첨부 언급

 

We would like to schedule a visit to your site to further discuss the supply of our product. Our preference is the [2nd week of October].  How are those dates for you? 

It would be helpful if you could send me a list of hotels near your facility and information on how to reserve a car. 

Thank you in advance for the information.

4. Close

Formal/Informal 상황에 따라 구분하지만 통상 Sincerely, Thanks, Best regards 등을 
쓴다

 

Sincerely,

5. Signature

이름>직함>부서>회사 순서로 
쓴다

 

[Daniel Lee]
[Manager]
[ABC Company]

 

1. Subject

 

메일의 내용이나 용건을 한 눈에 알 수 있도록 간결하고 분명하게 쓴다

답신의 경우, reply나 respond를 나타내는 Re:를 제목 앞에 붙여도 좋다.

요청을 하는 경우 request를 나타내는 Re:를 제목 앞에 붙여도 좋다.

Example:

Request for Information 
Request for Confirmation 
Inquiry of product 
Quotation 
Invoice #1234 
Shipment 
New Price 
Today's Meeting 
11/13 Meeting 
Meeting Summary 
Itinerary 
Your Request 
Opinion Wanted 
Thanks 
Congratulations 

 

2. Greeting

처음 대하는 상대에게 메일을 쓸 때는 되도록 예의를 갖추어 써야 한다.

남성을 지칭할 때 통상 Mr.를 쓰며, 여성의 경우 기혼/미혼 여부를 지칭하는 자체가 실례가 될 수 있으므로 Miss는 쓰지 않고 Ms.를 쓴다.


Mr. /Ms. 뒤에는 이름이 아닌 성(姓)만 쓴다.

서로 잘 아는 상대라서 메일이 자주 오가는 경우 informal greeting도 괜찮다.

 

Formal

Informal

Dear [Mr. Green], 
Dear [Ms. Brown] 
Dear Colleagues, 
To Whom It May Concern, 
[Mr. Green], 

[Tom], 
Hello [Tom], 
Hi [Tom], 
Hey [Tom], 

 

3. Body   

이메일을 시작할 때 쓰기 좋은 문장들 

<Formal>

It was nice to receive your mail this morning! 
Thank you for your mail on [date] of [topic]. 
Thank you for getting it to me so promptly. 
It ' s helpful to have the information that you sent last week. 
I have a couple of comments on the proposal that you sent. 
We are interested in … and we would like to know … .

I ' m writing 
We are writing 
This is

to inquire about… 
to follow up on our telephone conversation earlier this week. 
to apologize for… 
to confirm… in connection with

 

With reference to

your advertisement in [Newsweek], 
your letter of [August 18], 
your phone call [yesterday],

 

Thank you for

asking if … 
inquiring about … 
attaching … 
concerning …

 

<Informal>

Hi [name]. 

How are you? 
How's everything? 
How's everything with you? 
How's your project coming along? 
How is everyone at the [ Texas ] office? 
How have you been? 
How did the lab test come out? 
How did the presentation go last week? 
Hope everything is fine with you. 
Hope everything is going well. 
Hope everything is going well in [ Austin ]. 
Hope you had a nice weekend. 
Hope you had a wonderful holiday. 
It was a pleasure to meet you at/in [place]. 
It was good to see you once again at/in [place]. 
I am sorry that I missed you when you visited my office. 
It was a pity that we did not have more time to talk at/on [place/topic]. 

Did you have a good weekend? 
Did you have a nice vacation?

이메일을 마무리 할 때 쓰기 좋은 문장들 

<Formal>

I hope to hear from you soon. 
I hope that this information helps you. 
I hope this information helps. 
I think there is an opportunity for both of our companies. 
I will see you at the next conference.

If ever you are in [ Seoul ], please give me a call or come by. 
If you're in [ Seoul ], please let me know. 
If you have any question, let me know.
If I can be of further help, please let me know.

Please give my regards to [person]. 
Please pass on my best wishes to [person].

 

Please contact us if
Please feel free to contact me if
Please let me know if

we can help in any way.
there are any problems.
you have any problems.
you need any further information.

 

I/We look forward to 
I am/We are looking forward to

our meeting.
a mutually beneficial business relationship. 
your early reply. 
receiving your reply/order/products soon. 
working with you on this project.
hearing from you soon 
meeting you next time. 
seeing you at [time]. 
building a mutually beneficial relationship with you.

 

Thank you again for your insights on this question. 
Thank you for your help.

With these many benefits to your company, a Samsung [product] may be the best thing you could do to promote efficiency.
After we review it, we'll get back to you.

 

<Informal>

See you soon. 
Talk to you later. 
I ' ll give you a call later. 
Call me when you get the chance. 
I ' ll see you at the next meeting. 
Let ' s talk about it at the meeting. 
Let me know when you ' ve decided.


첨부가 있음을 언급할 때 쓰기 좋은 문장들

Please find attached… 
I am attaching… 
I have attached… 
Please refer to the attached file. 
The information attached will help you make the most of our services 
Attached, is 

4. Close

대체로 미국식은 Sincerely yours, 유럽식은 Yours sincerely,의 형태로 쓴다. 

Sincerely,는 공식, 비공식, 개인 메일 모두 써도 무리가 없다.

 

Very Formal

Informal

Personal

- Sincerely yours,
- Faithfully yours,
- Cordially,
- Respectively,
- Very truly yours,
- With condolences,

- Sincerely,
- Best regards,
- Thanks,
- See you soon,
- Speak to you soon,

- Sincerely,
- Best wishes,
- Cheers,
- Yours,
- Warm wishes, 
- With sympathy,

   

 

5. Signature

통상 [이름 성]의 순서로 많이 쓰나, 한국식으로 성(姓)을 먼저 쓰려면 [성, 이름]으로 표시한다.

이삼성 의 예

 

Wrong

Right

Lee Sam Sung 
Lee. Samsung 
Sam Sung, Lee

Sam Sung Lee (most common) 
Samsung Lee 
Sam-sung Lee 

Lee, Sam Sung (for list only) 
Lee, Samsung 
Lee, Sam-sung

 

이름 > 직급 > 부서 > 회사 순서로 쓰되, 줄바꿈할 때 쉼표나 마침표는 찍지 않는다 
Sam Sung Lee
Manager
Sales Department
Samsung ________ 

 



저작자표시 비영리 변경금지

꼭 다루어야 할 내용만 간결하게 쓴다. 

(x) I am writing on behalf of Mr. Jones to inquire whether it is possible to schedule a meeting next Tuesday or not.
 
(o) I am writing to schedule a meeting for next Tuesday.
 
 
 
수신자의 행동을 이끌어낼 수 있도록 완결된 내용을 쓴다.
 
(x) I would like to meet you.
 
(o) I would like to meet you at 3:00 pm in the Conference Room.
 
 
 
 
 
수신자에 대한 예의를 갖추어 쓴다.
 
(x) I want to discuss next year’s sales strategy.
 
(o) I would like to discuss next year’s sales strategy.
 
 
 
수신자가 내용을 쉽게 이해할 수 있도록 명료하게 쓴다.
 
(x) Mr. Kim will join us.
 
(o) Mr. Kim, who is the head of the sales department, will join us.’
 
 

 
잘못된 정보, 문법, 철자 오류가 없는지 확인해 정확하게 쓴다.
 
(x) Please sent us a preliminary report on Friday, March 11.
 
(o) Please send us a preliminary report by Friday, March 10.
 
저작자표시 비영리 변경금지

귀사의 입찰 조건에 따라, 귀사에서 이 메일을 받은 즉시 일을 시작하여 [12월6일]까지 작업을 끝냈으면 합니다.
According to the terms of your bid, we expect you to begin work immediately upon receipt of this mail, and to complete work no later than [December 6th].

이메일을 통해 첨부 내용을 받았음을 확인합니다.
Confirmed, I have receive the attachment through email.

승인에 따라 저희는 [9월10일] 프로젝트에 착수할 예정입니다.
Confirmed, we will begin the project [September 10th].

확인에 따라, 귀사의 지불연장 기한은 [2주일]입니다.
Confirmed, your extension will be for [2 weeks].

주문서를 받는대로 [2개월] 이내에 배송이 됩니다.
Delivery will be made within [two months] of receipt of your order

이 일은 저희들 사이의 비밀이므로 걱정마십시오. 이 정보에 대해 비밀을 지키겠습니다.
Don’t worry, it’s between us. I won't share this information with anyone.

귀하의 편의를 위해 회의 의제 사본을 첨부합니다.
For your convenience, I’ve attached a copy of the agenda.

저작자표시 비영리 변경금지

멋진 환영회가 귀하를 기다리고 있습니다.
There is a warm reception waiting for you.

이번 기념식에 귀사를 초대하는 기쁨을 주시겠습니까?
May we have the pleasure of your company at this memorable ceremony?

이 행사에 귀하를 초대하게 되어 영광입니다.
It would be an honor to invite you to this event.

귀하를 초대하게 되어 저희에게는 큰 기쁩입니다.
It is our great pleasure to extend this invitation to you.

너무 피곤하지 않으시다면 회의 후 저녁 식사에 초대하고 싶습니다.
If you aren't too tired, we'd like to take you to dinner after the meeting.

[9월10일] 있을 저희 직원 모임에 귀하와 귀하의 동료들을 초대하게 되어 기쁩니다.
I take pleasure in inviting you and your colleagues to our staff meeting on [September 10th].

여러분을 내일 밤 [ABC]에서 열릴 명절 파티에 초대합니다.
Everyone is invited to the holiday party tomorrow night at [ABC's].

저작자표시 비영리 변경금지

[대니얼 리]는 저희 [뉴욕] 지사로 전근할 예정입니다. 
[Daniel Lee] will be transferred to our [New York] branch. 

전직원은 이번 휴일 인센티브를 받게 됩니다. 
All employees will be qualified for the incentive this holiday. 

모든 폐기서류는 절삭해주십시오. 
All paper trash must be shredded. 

방을 비울 때는 조명을 꺼주십시오. 
Be sure to turn the lights off when you leave the room. 

직원 혜택에 대해 업데이트된 내용을 이메일로 보냈으니 확인해주십시오. 
Check your inbox for the updates on the employee benefits. 

거래업체에 이메일을 보내 결과를 알려주는 것을 잊지 마십시오. 
Don’t forget that we must send the email to the contractors and let them know the results. 

보안상의 문제로 항상 이름표를 착용하시기를 요청합니다. 
Due to security reasons, you are required to wear your badge at all times.

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